Huskeliste for planlegging og gjennomføring av vinkvelder
Ansvaret for planlegging og gjennomføring av vinkvelder, medlemsmøter og årsmøte går på omgang blant medlemmene.
På hver vinkveld utpekes det 3 til 4 medlemmer som har ansvaret for å planlegge og gjennomføre neste vinkveld etter møteplanen som er vedtatt av årsmøtet, dvs.:
- Bestemme hvor vinkvelden skal arrangeres og gjøre avtale med arrangørstedet. Møtedato bestemmes årlig på årsmøtet, og oppmøtetidspunkt er 19.30.
Vinklubben har avtale med Quality Grand Hotell, som må varsles hvis møtene avviker fra møteplanen.
Avtalen med Quality Grand Hotell omfatter:
- Møterom
- Dekking av bord med 4 vinglass og 1 glass til vann inkl. vann
- Servering av avtalt måltid i henhold til avtale med Grand
- Vinklubben skaffer selv de vinene som skal prøvesmakes og serveres til maten
- Dersom medlemmene ønsker det, er det anledning til å kjøpe kaffe og avec i baren etter at vinsmakingen er avsluttet
- Medlemmene vil også få tilsendt tilbud fra hotellet i forbindelse med deres arrangementer
- Bestemme hvilke 3-4 viner som skal prøvesmakes og serveres til maten på vinkvelden.
I forberedelsene til møtet inngår testing av 1 flaske av hver av vinene for å sikre riktig valg, og for å kunne presentere vinene på vinkvelden.
- Sende invitasjon til medlemmene senest 2-3 uker før vinkvelden med rimelig frist for påmelding.
- Ta kontakt med arrangørstedet en uke i forkant om antall deltakere og praktisk gjennomføring av Vinkvelden, og bl.a. sørge for at maten som serveres, passer til vinene som prøvesmakes
Forfall i forhold til påmeldte deltakere må varsles hotellet senest 3 dager før vinkvelden.
- Kjøpe vin
- Ca. ¾ flaske til sammen av de 3-4 vinene pr. deltaker.
- Vinen kan koste inntil kr. 200,- pr. deltaker, inkludert kostnad til prøvetesting før vinkveld.
- Til Årsmøtet bevilges det ekstra penger til vinkjøp. Vanligvis det dobbelte av det vi bruker på en vanlig vinkveld.
Kassereren kan utbetale forskudd for å dekke kostnadene til vinkjøp.
Vær oppmerksom på at viner som er med i Vinmonopolets bestillingsutvalg, eller som ikke er med i utsalgets standardutvalg, har varierende leveringstid. Standardutvalget i Vinmonopolets utsalg i Steinkjer omfatter langt fra alle vinene som vinklubben bør være interessert i.
Det lønner seg derfor å planlegge vinkvelden i god tid for å være sikker på å få tak i
”de rette” vinene.
- Stå for den praktiske gjennomføringen av vinkvelden:
- Avtale tidsplan med arrangørstedet.
-
Lede oss gjennom vinkvelden.
- Servere og presentere vinene.
- Lede prøvesmakingen og vurderingen av vinene.
- Kreve inn betaling for serveringen (og for vin fra medlemmer som ikke har bet. kontingent).
- Gjøre opp med arrangørstedet.
- Sørge for at eventuelt etterarbeide blir gjort, for eksempel:
- Selge eller returnere eventuelt overskudd av vin.
- Skrive referat fra møtet i møteboka. Referatet sendes også til sekretæren for å legges inn på hjemmesida. Referatet skal minst oppgi hvilke viner som ble testet, hva vi spiste til og hvor mange som var til stede.
- Rydde i samråd med arrangørstedet.
- Gjøre opp med kassereren.
Steinkjer, 12.02.2008
HSJ
Oppdatert 11.02.2009
HSJ
Oppdatert 17.03.2012
ES
Oppdatert 28.01.2019
AW
|